Het lijkt soms wel alsof we steeds vaker steeds meer werk moeten afronden in steeds minder tijd. Waar het fenomeen multitasken inmiddels lang en breed achterhaald lijkt te zijn, zijn vele van ons opzoek naar manieren om productiever te worden. Meer doen, in minder tijd. In deze blog geef ik je 5 tips voor betere focus en productiviteit.

 

1. Werk in vaste tijdsblokken die je onderbreekt met (micro)pauzes

‘Tijd is voor veel mensen een vijand. Het gevoel van stress dat door het tikken van de klok wordt getriggerd, in het bijzonder als er een deadline in het spel is, leidt tot ineffectief werk- en studiegedrag, wat weer de neiging veroorzaakt om de dingen uit te stellen. De pomodorotechniek is ontworpen met het doel de tijd te gebruiken als een waardevolle bondgenoot om te bereiken wat we willen, zoals we het willen, en om ons in staat te stellen de voortgang van ons werk en onze studie voortdurend te verbeteren.’

Hiermee begint de inleiding van het boek De pomodoro techniek uit 2018 met de ondertitel Dé methode om urenlang geconcentreerd te werken en superproductief te worden.
Deze onderzochte en bewezen effectieve methode baseert zich op het werken in tijdsblokken van 25 minuten, gevolgd door een pauze van drie tot vijf minuten.

Met deze korte pauzes geef je jezelf de tijd die je nodig hebt om afstand te nemen van je werk. Daardoor kunnen je hersenen de stof van het afgelopen tijdsblok verwerken. Ook geeft deze micropauze je de mogelijkheid om iets goeds voor je gezondheid te doen om tijdens het volgende tijdsblok weer optimaal te kunnen functioneren. Beweging, waarbij het zittend of staand werken wordt onderbroken, verdient daarbij de grootste aanbeveling. Belangrijk is om deze korte onderbreking in ieder geval niet te gebruiken voor dingen waarbij je je hersenen erg inspant. Dus geen belangrijke mail of telefoontje en ook niet met een collega over het werk praten.

Nadat je vier van deze blokken van 25 minuten en een korte pauze hebt gehad, neem je een langere pauze van 15 tot 30 minuten. Dit is een ideaal moment om een rondje te wandelen en wat ademhalingsoefeningen doen. Je zou ook even je mail kunnen checken en wat uitrusten, maar blijf zeker niet de hele pauze stilzitten. Voor een optimaal effect van deze werkonderbreking is het aan te raden om even in beweging te komen, het liefst in de buitenlucht. Dit draagt enorm bij aan het opladen van het mentale proces om weer gefocust aan het werk te gaan. Ook tijdens deze langere pauze dien je geen zaken te doen die veel inspanning van je hersenen vragen. Ga dus niet nadenken over wat je daarvoor aan werk gedaan hebt.

 

2. Zet meldingen van je mail uit en je telefoon op niet storen

In het begin zal het heel onwennig voelen en zul je geneigd zijn om regelmatig op je telefoon of in je mailbox te kijken. Maar na een tijdje zul je merken dat je rustiger wordt en je steeds betere je focus kunt behouden. En geen paniek, de mensen die je echt moeten kunnen bereiken kun je in je favorietenlijst van je telefoon zetten, zodat deze oproepen niet onderdrukt worden. Ook denken we vaak dat mailtjes direct beantwoord moeten worden, terwijl volgens email etiquette een mail binnen 24 tot 48 uur beantwoord dient te worden (één à twee werkdagen). De afleiding van binnenkomende mail, appjes en telefoontjes werken enorm contraproductief en zijn zelden dusdanig belangrijk dat ze direct beantwoord dienen te worden. Spreek ook met collega’s af dat ze niet zomaar binnenlopen als je bijvoorbeeld je deur dicht hebt of geef direct aan dat je in een ‘pomodoro’ zit en er later op de dag op terug komt. Je kunt voor dergelijke externe onderbrekingen een of meer tijdsblokken per dag reserveren. Op die manier kun je de 25 minuten in een tijdsblok full-focus aan een taak werken. Mocht je toch merken dat je op een of andere manier wordt afgeleid, noteer dit dan door bijvoorbeeld een kruisje achter die taak te zetten. Je krijgt zo inzicht in het aantal afleidingen per taak en dagdeel met als doel deze tot een minimum te beperken.

 

3. Focus je op één taak

Hoe goed je er zelf ook in denkt te zijn, multitasken gaat ten koste van je productiviteit. Bij iedereen. Dat wil niet zeggen dat je niet kunt multitasken, maar zowel de kwaliteit als de kwantiteit van het resultaat worden er niet beter op.
Door continu van de ene naar de andere taak te gaan, kun je dingen minder goed in je opnemen. Zeker het tegelijkertijd op verschillende beeldschermen tegelijkertijd werken, gaat ten koste van je geheugen. Het blijkt zelfs dat het lange termijn geheugen mogelijk minder gaat functioneren wanneer je op die manier werkt.

Bovendien neemt de kans op fouten toe. Doordat multitasken ten koste gaat van je geheugen en focus, is de kans namelijk groter dat je iets over het hoofd ziet.

Een ander groot nadeel van multitasken is dat het voor onnodig veel extra stress zorgt. Wanneer je van de ene naar de andere taak switcht duurt het 23 minuten voordat je je focus weer terug hebt, zo blijkt uit onderzoek. Dat zorgt op zich niet direct voor mindere kwaliteit, maar wel voor extra stress.

 

4. Werk met een takenlijst in volgorde van prioriteit

Het nut van een takenlijst wordt nog vaak onderschat. Zonde, want een takenlijst zorgt voor meer ruimte in je hoofd. Hersencapaciteit die je kunt gebruiken voor het werk zelf in plaats van het onthouden van to do’s. Daarmee voorkom je het vergeten van taken en voorkom je uitstelgedrag. Hou het ook lekker simpel: in Outlook, Trello of Evernote kun je digitale takenlijsten maken, maar ook een eenvoudig stuk papier of old-school agenda, of deze eenvoudige papieren planner! Schrijf je taken ook op in volgorde van prioriteit met maximaal drie belangrijke en grotere taken per dag. Begin vervolgens aan de eerste taak en werk zo het lijstje naar beneden af, taak voor taak.
Uit onderzoek blijkt dat je door het werken met een takenlijst 20 tot 30% meer bereikt dan wanneer je dit niet doet. Een takenlijst zorgt voor overzicht en door dingen uit je hoofd op papier te zetten, creëer je meer rust in je hoofd.

 

5. Zorg voor een actieve werkhouding en beweeg regelmatig

Veel mensen denken nog altijd dat het regelmatig nemen van pauzes ten koste gaat van de productiviteit. Maar het tegendeel is waar. Juist door regelmatig pauze te nemen waarbij je je hersenen even rust geeft, geef je ze de kans om ‘op te laden’. Bij veruit de meeste mensen begint de concentratie na 30 minuten al af te nemen en na anderhalf uur kun je niet meer echt geconcentreerd werken.
Bewegen en sporten, naar buiten gaan en een timer zetten om bewust pauzes te nemen zijn wetenschappelijk bewezen manieren om geconcentreerd te blijven. Dus zet met vaste intervallen een timer om pauze te nemen en ga dan, bij voorkeur buiten, even bewegen. Je zult merken dat je daardoor uiteindelijk juist meer gedaan krijgt.

Een goede doorbloeding en zuurstoftoevoer zijn erg belangrijk voor het goed functioneren van onze hersenen. Bewegen is daarvoor een belangrijke voorwaarde, het stimuleert namelijk zowel de bloedsomloop als de zuurstofopname. Er bestaat een duidelijke relatie tussen lichamelijke activiteit en cognitieve functies, zoals het geheugen. Langdurig stilzitten beperkt juist de doorbloeding van de hersenen en zorgt daarmee ook voor een verminderde zuurstoftoevoer. Bewegen is dus niet alleen goed voor de conditie maar ook voor de cognitie. Bewegen vormt zelfs de basis van de cognitie en het is goed voor je geheugen, concentratievermogen en je productiviteit.

Ook de manier waarop je zit is van grote invloed op je concentratie en creativiteit. Door in de klassieke 90º houding te zitten, zoals de meeste mensen op een bureaustoel of keukenstoel zitten, druk je het onderste derde deel van je longen dicht. Terwijl dit juist zorgt voor tweederde van de zuurstofopname. Daarbij zijn je been- en bilspieren, de grootste spieren van het lichaam, inactief tijdens stilzitten. Dit zorgt voor een verminderde bloedsomloop. Samen zorgt deze manier van zitten voor een sterk verminderde toevoer van zuurstof en vers bloed voor de hersenen, wat een negatief effect heeft op het functioneren.
Zorg er daarom voor dat je actief zit, met alleen ondersteuning van het zitvlak. Kies daarbij voor een open zithouding, met een open knie- en heup hoek waarbij je bovenlichaam helemaal opgericht is. Op die manier hebben je longen de ruimte om volledig te functioneren. Wanneer daarnaast kiest voor bewegend zitten op bijvoorbeeld een balanskruk, wordt ook de bloedsomloop nog gestimuleerd door meer spieractiviteit in onder andere de beenspieren om in balans te blijven.